Solidair betrokken

Voor maatschappelijke opgaven is solidaire betrokkenheid van primaire belanghebbenden randvoorwaardelijk om te komen tot open, eerlijke en inclusieve beeld-, oordeels-, en besluitvorming. En randvoorwaardelijk om te komen tot open, eerlijke en inclusieve producten en diensten. Ook voor commerciële toepassingen die geen maatschappelijke opgave dienen is de betrokkenheid van primaire belanghebbenden essentieel. Een duurzame vertrouwensrelatie bevordert de kwaliteit, de vraag naar- en de adoptie van (informatie)producten.

Primaire belanghebbenden

Primaire belanghebbenden zijn de mensen die direct te maken hebben met de (maatschappelijke) opgave, met het voorliggende vraagstuk. De mensen die moeten 'bewegen' om een bepaald doel te kunnen bereiken. De mensen die direct de gevolgen ondervinden van beeld-, oordeels- en besluitvorming. Primaire belanghebbenden zijn ook de mensen die bijvoorbeeld hun (persoonlijke) data delen én ieder ander die op welke manier dan ook beïnvloed wordt langs het gebruik van de data. Individuen, specifieke locaties, groepen mensen, organisaties. Primaire belanghebbenden zijn leidend en sturend in een opgave. Zij 'maken' de opgave. En primaire belanghebbenden zijn leidend en sturend in het ontwerp, de realisatie en het gebruik van informatieproducten die de betreffende opgave ondersteunen. Dat kan alleen door primaire belanghebbenden vroegtijdig te betrekken, te bevragen en te begrijpen. Al voordat er überhaupt keuzes gemaakt worden voor de inzet van data en informatieproducten.

Secundaire belanghebbenden

Zijn er dan ook secundaire belanghebbenden? Jazeker! Secundair belanghebbenden zijn alle betrokken partijen die een opgave én de primaire belanghebbenden dienen en ondersteunen, maar zelf niet direct de gevolgen ondervinden van beeld-, oordeels-, en besluitvorming. Dit zijn vaak overheden, kennisinstellingen, maatschappelijke organisaties en bedrijven.

Solidair

Waarom solidair betrokken? Solidair staat gelijk aan verbondenheid en saamhorigheid. Aan naast elkaar staan, niet tegenover elkaar. Aan elkaar ondersteunen vanuit een fundamenteel gelijkwaardige positie. Dat is de kern van solidaire betrokkenheid. De ruimte om niet alleen vragen te stellen, maar ook om advies te geven, mee te doen, te interveniëren. Niet uit liefdadigheid, maar uit oprechte betrokkenheid.

Aard en omvang van de betrokkenheid

De aard en omvang van de betrokkenheid van primaire belanghebbenden verschillen per opgave, per vraagstuk, per opdracht, per product, per situatie. Dit wordt onder meer beïnvloed door: de impact op mensen; de duur (eenmalig, tijdelijk of structureel); de risico's (privacy, veiligheid, gelijkheid); de geografische scope (internationaal, landelijk, regionaal, (hyper)lokaal); het domein (publiek, privaat); het specifieke doel van het datagebruik; de fase van ontwikkeling en realisatie. Dit en dat bepaalt ook de (werk)vorm waarlangs primaire belanghebbenden betrokken worden. Dat is maatwerk.

Eindgebruikers en primaire belanghebbenden

Vooral bij de ontwikkeling en inzet van data en informatieproducten voor maatschappelijke opgaven zijn de eindgebruikers vaak secundaire belanghebbenden. Bijvoorbeeld beleidsmedewerkers en bestuurders van overheidsorganisaties. Binnen de muren van de organisatie worden deze 'eindgebruikers' goed bedoeld centraal gesteld. Echter vindt beeld-, oordeels-, en besluitvorming dan plaats zonder solidaire betrokkenheid van de 'externe' primaire belanghebbenden. Het is daarom essentieel eindgebruikers en primaire belanghebbenden bij elkaar te brengen.

Pas toe en leg uit ontwerpprincipes

1. De primaire belanghebbenden zijn leidend binnen de opgave. Werk daarom actief met hen samen:
   a. met burgers, bedrijven en alle andere 'lokale experts' die rechtstreeks te maken hebben met het voorliggende vraagstuk;
   b. met de mensen die direct de gevolgen ondervinden van datagedreven beeld-, oordeels- en besluitvorming of andere toepassingen van data;
   c. met de mensen voor wie een informatieproduct bedoeld is, de eindgebruikers;
   d. met de mensen en locaties die voorkomen in de gebruikte data en gerelateerde informatieproducten;
   e. met de mensen die bewust of onbewust hun data delen, langs of voor jouw specifieke toepassing;
   f. met de mensen en locaties die niet (perse) in de data vertegenwoordigd zijn maar zich wel verhouden tot de voorliggende opgave.
2. Breng de primaire belanghebbenden in een gelijkwaardige positie. Stel hen in staat het proces (ook van beeld-, oordeels- en besluitvorming), de data, technologie en informatieproducten kritisch te kunnen bevragen. En hun eigen waarden te kennen en te kunnen beschermen.
3. Betrek en begrijp primaire belanghebbenden bij voorkeur in hun natuurlijke habitat, hun eigen omgeving. Het vertrekpunt is de context, de dynamiek en het perspectief van de primaire belanghebbenden. In relatie met de voorliggende opgave. Hoe zij zich daartoe verhouden en zich daarin manifesteren. Ga kijken en ga luisteren.
4. Geef primaire belanghebbenden invloed en inspraak gedurende de hele levenscyclus van het proces, het project, de data en het (informatie)product. Niet alleen om risico's te analyseren en te beperken maar juist ook om de kwaliteit en bruikbaarheid van de data en de toepassing te verhogen.
   
   

Speciaal aan locatiedata

Er zijn meerdere platforms die een geografisch overzicht bieden van restaurants, hotels, winkels, huisartspraktijken, musea, scholen, etc.. Vaak is de locatie een belangrijke filter. Mensen zoeken iets in de buurt. Andere filters zijn meestal: prijs, beoordeling, aantal recensies, populariteit en openingstijden. Wie zijn de primaire belanghebbenden bij de ontwikkeling en gebruik van deze platforms? De organisaties weergegeven op de platforms. Personen die data delen met de platforms om ervan gebruik te maken. Anderen die worden beïnvloed door deze platforms. Denk aan organisaties die potentiële bezoekers mislopen omdat ze niet vallen binnen bepaalde categorieën of filters van een platform. Of personen die geen gebruik maken van het platform, maar wel ineens geconfronteerd worden met meer drukte in de buurt of bij de huisarts, supermarkt of school bijvoorbeeld. Of nabijgelegen organisaties die de gevolgen van een verschil in bezoekersaantallen ook ondervinden. Of personen die geen toegang hebben tot deze platforms (vanwege een gebrek aan technologische vaardigheden of apparaten) en daardoor geen gebruik kunnen maken van de dienstverlening. Of bedrijven die de data van de platforms verrijken of hergebruiken voor winst. Zijn dat ook primaire belanghebbenden? In hoeverre dienen zij betrokken te zijn in dergelijke projecten?

Het speciale aan locatiedata is dat ze waardevolle, inzichtelijke informatie bieden en makkelijk te verkrijgen zijn, waardoor ze vaak lucratief worden ingezet. De partijen die bij dergelijke lucratieve projecten structureel aan tafel zitten zijn doorgaans degene die de data verzamelen en degene die de data toepassen (opdrachtgevers, projectleiders of uitvoerders). Om op verantwoorde wijze met locatiedata om te gaan, moeten juist de primaire belanghebbenden een gelijkwaardige plek aan die tafel krijgen. De personen en organisaties die rechtstreeks worden geraakt. Dat is solidaire betrokkenheid. Natuurlijk is toegang tot de beoogde school anders dan toegang tot een hotel, maar vanuit een moreel standpunt moeten alle projecten uiteindelijk het algemeen welzijn en -belang dienen. Dat kan alleen door de leden van de maatschappij die worden getroffen door het project een stem te geven.

Waar de wet stopt en ethiek verder gaat

Deze kernwaarde legt de focus op het betrekken van de primaire belanghebbenden. Wat is het verschil tussen deze belanghebbenden en de betrokkenen? De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) legt de aandacht op “de betrokkene”. De toekomstige Omgevingswet heeft het over “belanghebbenden”. Moeten deze groepen op dezelfde manier worden meegenomen in het proces? Wat zegt de wet en wat zegt de ethiek?

De AVG definieert “de betrokkene” in artikel 4 als: “een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon”. Oftewel, het datasubject. Deze persoon heeft vergaande bescherming vanuit de AVG (denk aan het recht op vergetelheid; -inzage; -bezwaar; etc.). De structurele betrokkenheid van deze persoon is in principe verankerd in de wet. Zie ook artikel 12 (dat ook werd besproken onder de kernwaarde: Actief open en transparant) waarin de betrokkene verplicht moet worden meegenomen gedurende het hele verwerkingsproces van de data over hem/haar. Dat betekent daarentegen niet dat de betrokkene ook zeggenschap heeft over het doel en de inrichting van het project. De betrokkenheid gaat puur en alleen om de data. Daarin gaat deze kernwaarde verder: een verantwoorde omgang met locatiedata betekent dat ook alles eromheen verantwoord moet zijn ingericht.

Is de betrokkenheid solidair? Dat hangt af van de manier waarop de betrokkene wordt meegenomen. Een solidaire betrokkenheid is alleen mogelijk zodra de dynamiek tussen de betrokkene en de datahouder fundamenteel gelijkwaardig is. Dat houdt in dat de betrokkene niet alleen wordt meegenomen omdat het ‘moet’ (om de verplichte ‘checklist’ af te vinken), maar omdat deze interactie vanuit beide kanten kan leiden tot nieuwe inzichten en gewenste resultaten. Dat is nog een ethisch component: de betrokkenheid moet vanuit beide kanten gebaseerd zijn op gelijkwaardigheid.

Dit principe van participatieve gelijkwaardigheid staat niet verankerd in de wet, maar wordt wel genoemd in de Denkwijze(r) voor goede participatie van Informatiepunt Leefomgeving (IPLO). IPLO biedt juridisch uitleg en praktische toepassingen van de Omgevingswet. De toelichting bij de Omgevingswet definieert belanghebbenden als “burgers, bedrijven, maatschappelijke organisaties en andere overheden”. In deze kernwaarde wordt een onderscheid gemaakt tussen primaire en secundaire belanghebbenden, omdat de mate en wijze van betrokkenheid van deze groepen varieert. De wet doet dit niet.

De Omgevingswet legt de nadruk op het belang van participatie, oftewel “het in een vroegtijdig stadium betrekken van belanghebbenden bij het proces van de besluitvorming over een project of activiteit”. In veel gevallen onder de Omgevingswet, is de overheid verplicht tot het inrichten van een participatietraject met belanghebbenden. Bijvoorbeeld bij het maken van een omgevingsvisie (de overheids beleidsdoelen voor de fysieke leefomgeving op lange termijn). Daarbij heeft de overheid een motivativeringsplicht. Dat houdt in dat de overheid moet uitleggen hoe belanghebbenden bij de voorbereiding zijn betrokken en tot welke resultaten dat heeft geleid (artikel 10.7 van het Omgevingsbesluit). De wet schrijft niet voor hoe de overheid de belanghebbenden moet betrekken: dat is maatwerk. Als de overheid deze motiveringsplicht niet goed naleeft, dan kan de rechter het besluit vernietigen. Bij een besluit naar aanleiding van een omgevingsvergunning kan de overheid hulp krijgen van de vergunningaanvrager. De aanvrager is namelijk wettelijk verplicht om aan te geven of participatie al heeft plaatsgevonden. En zo ja, hoe participatie heeft bijgedragen aan de resultaten (artikel 16.55 van de Omgevingswet). Dit laat goed zien dat betrokkenheid niet alleen vanuit één kant moet komen, maar een samenwerking is tussen de verschillende partijen.

Door participatie zo nadrukkelijk te verplichten, wordt het belang erkend en krijgen overheidsinstanties ruimte om een werkwijze in te richten waarin belanghebbenden daadwerkelijk worden bevraagd en gehoord. Verschillende organisaties hebben structuren opgericht om de overheid te helpen bij de inrichting van de participatieplicht (zie bijvoorbeeld de Omgevingstafel van de VNG). De ruimte die de wet geeft ten aanzien van de invulling van die plicht, is waar de wet stopt en de ethiek verder gaat. Structurele, solidaire betrokkenheid is niet hetzelfde als een motiveringsplicht aan het begin van een project.

Handelingsinspiratie Solidair betrokken

Opdrachtgever

Hoe zijn de primaire belanghebbenden betrokken bij de totstandkoming en uitvoering van de opdracht? Staan de belangen van de primaire belanghebbenden in de opdracht centraal? Hoe kan ik dat controleren?
Ben ik betrokken bij de stakeholderanalyse? Heb ik een actueel overzicht van alle primaire belanghebbenden, hun belangen, behoeften, en hoe zij betrokken zijn in het proces?
In hoeverre stuur ik op samenwerking met de primaire belanghebbenden? Van begin tot eind. In hoeverre houd ik toezicht op deze samenwerking?

Projectleider

Hoe wordt de stakeholderanalyse uitgevoerd? Hebben mensen en organisaties de kans om zichzelf als (primaire) belanghebbenden te positioneren in het proces en project?
Wordt de stakeholderanalyse voldoende herhaaldelijk in het proces uitgevoerd?
Heb ik een actueel overzicht van alle primaire belanghebbenden, hun belangen en hoe zij betrokken zijn in het proces? Kan ik dit overzicht verantwoorden?
Hoe is de samenwerking met de primaire belanghebbenden georganiseerd en verwerkt in het proces?
Is iemand verantwoordelijk gesteld voor het organiseren en begeleiden van de samenwerking met de primaire belanghebbenden? Is er iemand anders die hier toezicht op houdt?
Hoe kan ik gebruik maken van bestaande participatiestructuren en belangengroepen waarin mensen al georganiseerd zijn? Is er een communicatiekanaal waar datamisbruik, risico’s, waarschuwingen en onbedoelde negatieve resultaten van het datagebruik anoniem en veilig gedeeld kunnen worden?

Uitvoerende team

Is een actueel overzicht voorhanden van alle primaire belanghebbenden, hun belangen en hoe zij betrokken zijn in de verschillende werkprocessen?
Hoe wordt in de uitvoering daadwerkelijk samengewerkt met de verschillende belanghebbenden? Hoe vertaalt deze samenwerking zich naar de data en informatieproducten? Wanneer evalueren we op deze samenwerking? Met wie?

Primair belanghebbende

Ben ik als primaire belanghebbende voldoende betrokken bij dit project en het proces? Ben ik in beeld gebracht in de stakeholderanalyse? Kan ik dat verifiëren?
Hebben wij als primaire belanghebbenden voldoende invloed en medezeggenschap in de voor ons relevante processen? Worden onze belangen gelijkwaardig behandeld? Wordt voldoende rekening gehouden met de verschillen in aard en omvang van onze betrokkenheid in de samenwerking? Hoe kunnen we dit controleren?

Opdrachtgever

Uitvoerend team

Welke instrumenten en processen bieden wij de primaire belanghebbenden, zodat zij het proces, de data, technologie en informatieproducten kunnen begrijpen, bevragen en beïnvloeden?
Hoe zijn wij als uitvoerders betrokken in het participatieproces met de primaire belanghebbenden?
Hoe respecteren wij in ons werkproces, dat wat de primaire belanghebbenden belangrijk vinden? Wie controleert en evalueert dit?

Primair belanghebbende

Opdrachtgever

Hoe stimuleert de opdracht iedereen binnen het project (inclusief mijzelf) om te gaan kijken bij en te gaan luisteren naar de primaire belanghebbenden? Om met elkaar de verschillende situaties, contexten en perspectieven te ervaren, te begrijpen en te verwerken.
Heb ik voldoende zicht op de daadwerkelijke ervaringen van de primaire belanghebbenden? Hoe kan ik dit controleren?

Projectleider

Hoe betrek en begrijp ik de primaire belanghebbenden vanuit hun vertrekpunt, situatie en perspectief? Gedurende het project. Heb ik daar voldoende tijd en aandacht voor gereserveerd?
Hoe zorg ik ervoor dat mijn team vanuit het vertrekpunt, de situatie en het perspectief van de primaire belanghebbenden te werk gaan? Dat zij ook blijven kijken en luisteren.
Zijn de primaire belanghebbenden vrijwillig of verplicht betrokken bij het project? Denk bijvoorbeeld aan mensen of organisaties die bepaalde gegevens wettelijk moeten delen. Wordt voldoende rekening gehouden met deze verschillende dynamieken bij het ontwerpen en uitwerken van de samenwerking met de belanghebbenden? Door wie wordt dit geëvalueerd?

Uitvoerend team

Primair belanghebbende

Opdrachtgever

Hoe wordt de structurele solidaire betrokkenheid van primaire belanghebbenden gedurende de hele levenscyclus van de opdracht, het proces, de data en het (informatie)product georganiseerd? Heb ik daar voldoende toezicht op?

Projectleider

Zijn de primaire belanghebbenden al vanaf de ontwerpfase van het project intensief betrokken? Wie controleert dat en op welke manier?
Wordt de betrokkenheid van de primaire belanghebbenden zodanig gestimuleerd en georganiseerd dat het blijft bestaan na de lancering van het eindresultaat?
Vinden er regelmatig evaluaties plaats met de primaire betrokkenen? Gedurende en na afloop van het project?

Uitvoerend team

Primair belanghebbende