Overzicht in vergunningsaanvraag

Het aanvragen van vergunningen voor de veertig evenementenpodia en 150 terrassen tijdens de Vierdaagsefeesten in Nijmegen is voor de Stichting Vierdaagsefeesten elk jaar weer een enorme klus, die veel afstemming en overleg vergt. Rowin van Wijhe, medewerker vergunningen en veiligheid bij de stichting, denkt dat de innovatieve aanpak van het Fieldlab Grootschalige Evenementen Nijmegen dat proces aanmerkelijk eenvoudiger en sneller maakt. Hoe de techniek de mens dient op het raakvlak van feest en veiligheid.

Rowin van Wijhe: “Eenenvijftig weken per jaar hebben ondernemers voor al hun activiteiten in de publieke ruimte, zoals evenementenlocaties en terrassen, een vergunning via de gemeente. Maar in die éne feestweek rond de Nijmeegse Vierdaagse zijn wij voor al die ondernemers het centrale loket voor hun vergunning. Dat wil zeggen dat wij namens 270 ‘locatiepachters’ de aanvraag indienen bij de gemeente. Daaronder vallen circa 150 horecaterrassen en veertig podia voor optredens. De organisatoren moeten hun aanvragen, voorzien van situatietekeningen bij ons inleveren.”

Van bierviltje tot 3D tekening

Op dat laatste punt verwacht Rowin van Wijhe de grootste winst van de Fieldlab-experimenten. Want de kwaliteit en detaillering van de tekeningen die de stichting krijgt aangedragen, kent enorme variaties. “Er zit een groot verschil tussen de aanvragen van grote professionele evenementenbureaus en kleine ondernemers zoals lokale horecazaken. Van grote evenementenorganisatoren, die regelmatig enorme popconcerten organiseren, krijgen we doorgaans uitstekend onderbouwde tekeningen met een degelijke uitleg. Het andere uiterste zijn de kladblaadjes met grove schetstekeningen van kleine ondernemers die dit vrijwel nooit doen. Dan kost het veel extra tijd en inspanning om de tekening om te werken naar een versie waar de gemeente en de vergunningbeoordelaars iets mee kunnen. Want door het grote verschil in detail en kwaliteit kun je een situatieschets gemakkelijk verkeerd lezen.”

Eenduidigheid

Overzicht en eenduidigheid is de winst die Rowin verwacht door samen met de aanvragers een digitale situatietekening te maken in een realistische 3D-weergave van de stad. “Dan zie je alle details die relevant zijn voor de veiligheid. Zoals de precieze plek van een terras of podium in de omgevingen en het effect van elke evenementlocatie op zichtlijnen, loopstromen en calamiteitenroutes. Je ziet in één oogopslag het totaalbeeld van de evenementlocatie in relatie tot de omgeving. Doordat je in de planningsfase vóóraf al een helder beeld kan geven van hoe het evenement in de openbare ruimte wordt ingepast, zie je ook heel snel hoe je kan bijsturen door zaken snel aan te passen. Zoals een podium een paar meter verplaatsen of een looproute anders intekenen.”

Professionele tekentool voor alle aanvragers

De Stichting Vierdaagsefeesten tekent tot op heden voor veel ondernemers tweedimensionale tekeningen met een professioneel tekenprogramma. De bedoeling is dat via het Fieldlab op termijn de nieuwe simpele tekentool ‘Layhgobuilder’ beschikbaar komt voor evenementenmakers en dat zij hiermee zelf op de driedimensionale weergave van het Nijmeegse stadsgebied hun evenementlocatie kunnen intekenen en voorzien van gestandaardiseerde functiesymbolen.

“Dat scheelt ons in de voorbereiding heel veel tijd en energie bij de vergunningaanvragen”, verwacht Van Wijhe. “Alle benodigde beelden voor de virtuele stad Nijmegen en alle tekensymbolen voor de vergunningaanvraag worden in een bibliotheek opgenomen, waar aanvragers simpelweg kunnen aanklikken wat ze nodig hebben en ze in de virtuele stad op de juiste plek kunnen plaatsen. Op een voor alle gebruikers eenduidige manier, zodat verwarring over de betekenis van lijnen of symbolen tot het verleden behoort. Helder voor iedereen.”