Actief open en transparant

Transparant ben je niet voor jezelf maar voor anderen. Openheid en transparantie zijn randvoorwaardelijk voor participatie van en verantwoording aan primaire belanghebbenden. Openheid gaat ook over het toegankelijk, herbruikbaar en uitwisselbaar maken van data, services en informatieproducten. Tegelijkertijd zijn er omstandigheden waar openheid en transparantie om voorwaarden vragen. Wanneer bijvoorbeeld persoonlijke data gebruikt worden (privacy) of als commerciële belangen van bedrijven een rol spelen.

1. Wees volledig open en transparant naar alle belanghebbenden. Over het doel, de doelgroep, de herkomst en de context van het datagebruik. Over de dataverwerking en databewerking. Over de dataketen en dataveiligheid (bronnen, opslag en bestemmingen van data). Over wie, waarbij betrokken moet zijn. Over het beeld-, besluit- en beleidsvormingsproces waar data een rol spelen. Over aannames en dilemma's. Over wat verder relevant is in overleg met de primaire belanghebbenden.
2. Definieer samen met de primaire belanghebbenden wat ‘openheid’ en ‘transparantie’ betekenen in jullie samenwerking. Wat is voor hen in het bijzonder belangrijk?
3. Maak alle bouwstenen (data, diensten en informatieproducten) 'by design' openbaar, vindbaar, toegankelijk, herbruikbaar en controleerbaar. Tenzij wettelijk niet toegestaan of om andere gerechtvaardigde redenen niet wenselijk.
4. Leg in heldere en begrijpelijke taal uit welke data zijn gebruikt, op welke manier, met welke interpretatie en de rechtvaardiging daarvan. Informeer hoe mensen kunnen meedoen, kunnen interveniëren en hoe de autonomie van de gebruiker gewaarborgd blijft (baas over eigen data bijvoorbeeld).
5. Transparantie is zilver, mensen bereiken is goud. Open en transparant betekent ook de verantwoordelijkheid om belanghebbenden daadwerkelijk te bereiken. En dat ook te controleren. Communicatie is key (en maatwerk). Gedurende de hele levenscyclus van de data en de producten of diensten waarlangs de data gedeeld worden.

Speciaal aan locatiedata

Bij het gebruik van apps zijn veel mensen vaak onbewust van wat er met hun persoonlijke locatiedata gebeurt. Mensen weten vaak niet dat hun locatiedata worden vastgelegd, gedeeld en opgeslagen en voor hoelang. Daardoor hebben ze vaak ook geen controle over die data.

Door middel van geotagging op sociale media kan iemand zijn persoonlijke locatie worden vastgelegd. De meeste gebruikers van sociale media kiezen er bewust voor om zichzelf en anderen te taggen bij foto’s of video's. Waar deze gebruikers minder bewust van zijn, is dat hun locatie via tagging wordt geïdentificeerd. De provider van de dienst deelt deze data vaak met verschillende afnemers. Hoe de data door hen worden gebruikt, is vaak onbekend. Het is daarom belangrijk dat gebruikers bewust worden gemaakt en op de hoogte worden gebracht van de stappen die nodig zijn om de automatische geotagging van de foto's en video's uit te schakelen of om zichzelf te de-taggen.

Het open en transparant zijn, is ook relevant voor niet-persoonlijke locatiedata. Een voorbeeld hiervan is de mutatiesignalering van rotondes in Nederland om data uit het Nationaal Wegenbestand te updaten en hiermee hulpdiensten te helpen. Satellietbeelden zijn gebruikt om de rotondes in kaart te brengen. Het is belangrijk dat men bewust is dat op deze satellietbeelden meer dan alleen de rotondes te zien zijn, maar bijvoorbeeld ook de achtertuin van mensen. Bewoners zijn vaak niet op de hoogte dat een deel van hun woon- en werkomgeving mogelijk wordt vastgelegd door middel van luchtfoto's en satellietbeelden. Het is belangrijk dat bewoners dit weten én nog belangrijker dat ze er ook betrokken worden. Geef aan dat er satellietbeelden van rotondes worden gemaakt. Licht toe waarom deze locatiedata worden verzameld, waarvoor ze worden gebruikt en welke bewerkingen erop zijn gedaan. Leg uit dat de satellietbeelden alleen worden gebruikt om te kijken wat de locatie van de rotondes zijn. Dus dat hetgeen wat je niet nodig hebt, niet wordt gebruikt. Dat geeft de bewoners vertrouwen en wederzijds begrip.

Waar de wet stopt en ethiek verder gaat

“De overheid betracht bij de uitvoering van haar taak openbaarheid volgens regels bij de wet te stellen.” Zo luidt artikel 110 van de Grondwet. Dit geeft aan hoe centraal openbaarheid staat in onze maatschappij. Wordt het belang van openheid daadwerkelijk gevoeld en gevolgd in de praktijk?

De openbaarheid van persoonsgegevens ligt natuurlijk gevoelig. Het belang van privacy en veiligheid weegt zwaarder dan het belang van openbaarheid, waardoor het openbaarmaken van persoonsgegevens in principe alleen met uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene mag plaatsvinden. En zelfs met toestemming kan de betrokkene zijn of haar toestemming “te allen tijde intrekken” (artikel 7 AVG), met als gevolg dat de data niet langer openbaar mogen zijn.

Juist vanwege het zware belang van privacy en veiligheid en van informed consent, wordt actieve transparantie daarentegen aangemoedigd in de wet. De AVG beschrijft in artikel 12 [Memorie van Toelichting: WOO Tweede Kamer, vergaderjaar 2013–2014, 33 328, nr. 9. ] met maarliefst zeven bijvoeglijk naamwoorden op welke manier de “verwerkingsverantwoordelijke” (oftewel, degene die verantwoordelijk is voor het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens) dient te communiceren met de betrokkene. “De verwerkingsverantwoordelijke neemt passende maatregelen opdat de betrokkene...de informatie en...communicatie in verband met de verwerking in een beknopte, transparante, begrijpelijke en gemakkelijk toegankelijke vorm en in duidelijke en eenvoudige taal ontvangt.”

De openbaarheid en transparantie van niet-persoonlijke data is afhankelijk van de instantie die over de data beschikt. Overheidsinstanties zijn verplicht bepaalde informatie, zoals omschreven in de Wet openbaarheid van bestuur (de Wob), te verstrekken. De Tweede Kamer erkent dat “onder de huidige Wob te weinig informatie uit eigen beweging openbaar wordt gemaakt en de uitzonderingsgronden te veel belangrijke informatie uitsluiten [waardoor de hergebruik bepalingen] weinig stimulerend blijken voor een actief open data beleid.” De Wet open overheid (de Woo) gaat hier hoogstwaarschijnlijk verandering in brengen door actieve transparantie en openbaarheid in de regel te verplichten. Overheidsinstanties krijgen als het ware checklists om te controleren wat openbaar moet, zonder de bijbehorende vragen te stellen over wat op een verantwoorde manier openbaar kan. De wet bevordert hierdoor niet de intrinsieke overtuiging, motivatie en ethos om als publieke organisatie open en transparant te handelen. Ethiek vraagt meer.

De WOO-verplichtingen gaan echter alleen gelden voor overheidsinstanties. Private partijen kunnen doorgaans nu nog zelf bepalen hoe open ze zijn. Daar kan binnenkort verandering in komen: de Europese Unie ontwikkelt op dit moment een verordening betreffende een eengemaakte markt voor digitale diensten (The Digital Services Act). Het voorstel roept onder andere “op tot transparantie, informatieverplichtingen en verantwoordingsplicht voor aanbieders van digitale diensten”. Het signaal is duidelijk: openheid dient de norm te zijn. Net zoals etenswaren moeten worden voorzien van een gemakkelijk toegankelijke ingrediëntenlijst en kleding alleen op de markt mag komen zodra duidelijk vermeld staat uit welke materialen het product bestaat. Zo dienen dataproducten (apps, dashboards, etc.) ook een toegankelijk overzicht te hebben van de data die worden geconsumeerd. Dit moet niet worden verborgen in lange servicevoorwaarden en privacybeleidsregels, zoals nu vaak het geval is. Gelukkig hoeft verantwoord gedrag niet te wachten op nieuwe wetgeving. Ondernemingen kunnen nu al binnen de huidige wettelijke kaders stappen zetten om openheid en transparantie te omarmen. Een bedrijf kan zich bijvoorbeeld beroepen op het intellectuele eigendomsrecht om zijn data achter slot en grendel te houden, of een bedrijf kan kiezen om een Creative Commons licentie te hanteren zodat de data open en herbruikbaar zijn.

Handelingsinspiratie Actief open en transparant

Opdrachtgever

Zijn in de opdracht of opgave openheid en transparantie als leidende principes opgenomen? Is het duidelijk hoe dit praktisch wordt ingericht en nageleefd? Kan ik dit verifiëren?
Heb ik mijn grenzen van openheid en transparantie duidelijk aangegeven? Is helder wat ik wel en niet wil delen, en kan ik dat verantwoorden?
Heb ik zelf een rol in het openstellen van informatie op een transparante wijze? Hoe neem ik die verantwoordelijkheid?

Indien data gebruikt worden voor (publieke) besluitvorming, zijn deze besluiten dan transparant? Is het helder waarom, door wie en hoe de besluiten tot stand komen? En hoe data daaraan bijdragen?


Projectleider

Staan openheid en transparantie expliciet in de 'work breakdown structure'? Gewaarborgd gedurende de gehele levenscyclus van de data en de producten waarlangs de data verwerkt worden.

Zijn de verantwoordelijkheden duidelijk? Is governance op de inrichting en naleving van openheid en transparantie georganiseerd? Hoe bepalen we welke informatie niet wordt gedeeld? Of wie toegang krijgt tot informatie en op welke manier? Is ons beslissingsmodel inzichtelijk en controleerbaar? Zo ja, door wie?


Uitvoerende team

Is er een referentie waarlangs openheid en transparantie concreet vormgegeven en ingericht worden? Hebben wij toegang tot alle relevante informatie en begrijpen wij het proces waarlangs die informatie wordt gedeeld? Hebben wij daar zeggenschap over?
Hoe bepalen we welke informatie achter gesloten deuren moet blijven? Hoe valideren we deze afwegingen? Is het duidelijk wie wat moet doen? Niet alleen voor ons, maar voor alle primaire belanghebbenden

Eindgebruiker

Begrijp ik de manier waarop data en informatie met mij gedeeld worden? Is het proces duidelijk? Heb ik daar invloed op? Kan ik ergens terecht met vragen? Weet ik wie waarvoor verantwoordelijk is? Wat heb ik nodig om toezicht te kunnen houden op het proces?
Indien sprake is van een product: Kan ik het afpellen, doorgronden en helder uitleggen aan een ander? Begrijp ik het? Welke vragen zijn nog onbeantwoord als ik het product gebruik en deel?

Opdrachtgever

Ben ik bereid om samen met eindgebruikers, hergebruikers, en andere primaire belanghebbenden de openheid en transparantie van 'mijn' opdracht serieus vorm te geven? Wie geef ik de opdracht om dit te organiseren en te begeleiden?

Projectleider

Hoe zijn primaire belanghebbenden betrokken bij het vormgeven van openheid en transparantie? Bevraag hen in de ontwerpfase, de realisatiefase en (indien relevant) wanneer het product in gebruik wordt genomen. Worden hun informatiebehoeften voldoende meegenomen? Wiens verantwoordelijkheid is het om hen te bevragen? Welke vaardigheden zijn daarvoor nodig?

Uitvoerend team

Begrijpen wij welke informatie en data interessant en relevant zijn voor de primaire belanghebbenden? Weten wij hoe zij deze data en informatie het liefst ontvangen? Weten wij wie daarvoor verantwoordelijk zijn?
Neem in de feedbackcyclus (en gebruikerstests) met de verschillende belanghebbenden, ook de specificaties en verwerking van openheid en transparantie mee. Het is geen apart colofon maar een integraal onderdeel van de opdracht en het 'UX (user experience) design'.

Eindgebruiker

Wat betekent openheid en transparantie voor mij? Welke verwachtingen wekken deze waarden bij mij op? Wordt hiernaar geluisterd en gehandeld?
Kan ik aangeven welke informatie en data belangrijk zijn voor mij? Hoe word ik hierin betrokken en begeleid?
Voor degenen die ‘hun’ data delen: Welke informatie heb ik nodig om zeggenschap en controle te houden over mijn data? Krijg ik die informatie ook toegereikt met relevante begeleiding? Heb ik toestemming gegeven voor het verzamelen, gebruiken, delen en verwerken van mijn (locatie)gegevens? En de manier waarop dat gebeurt?

Opdrachtgever

Wat is 'ons' ethos en de governance ten aanzien van het open beschikbaar stellen van data, services, algoritmen en informatieproducten? Is dat ook verwerkt in de opdracht?
Heb ik inzicht in de opbouw, structuur en architectuur van het systeem, het product. In alle losse en vaste bouwstenen? Begrijp ik dat ook? Heb ik per bouwsteen inzicht in de beoordeling en besluitvorming ten aanzien van openheid. En hoe dat vervolgens concreet wordt ingericht (wat, waar, hoe)? Kan ik dat ook verantwoorden?


Projectleider

Hoe is de governance ingericht voor bouwstenen (van data, diensten en informatie- producten) die om welke reden dan ook niet open beschikbaar gesteld mogen worden? Wat zijn de voorwaarden en het proces waarlangs bouwstenen beoordeeld kunnen worden? Hoe zijn deze voorwaarden afgestemd en worden deze ook regelmatig geëvalueerd en aangepast? Zo ja, door wie?
Zijn de primaire belanghebbenden voldoende geïnformeerd over en bewust van de openheid van alle bouwstenen. Heb ik zicht op de algemene en domeinspecifieke wettelijke kaders ten aanzien van openheid? Zijn de eisen bekend bij en afgestemd met 'externe' leveranciers van bouwstenen?

Uitvoerend team

Is duidelijk welke eisen gesteld worden aan openbaarheid, vindbaarheid, toegankelijkheid, herbruikbaarheid en controleerbaarheid?
Hoe vertalen we deze eisen naar de verschillende bouwstenen (van data, diensten en informatie-
producten)? Welke standaarden zijn er en volgen wij? Hoe gaan we om met tijdelijke ad hoc of experimentele data, diensten en informatieproducten? Hoe maak ik bouwstenen wel controleerbaar, wanneer deze niet openbaar of herbruikbaar gemaakt mogen worden? Is er overeenstemming met de opdrachtgever hierover?


Eindgebruiker

Is het duidelijk uit welke bouwstenen het product is opgebouwd? Zijn deze via het informatieproduct ook logisch vindbaar, openbaar toegankelijk, herbruikbaar en controleerbaar? Wordt dit ook duidelijk uitgelegd? Hoe word ik daarin begeleid?

Opdrachtgever

Heb ik betrokkenen inhoudelijk en begrijpelijk geïnformeerd over de opdracht, de context van de opdracht en het doel? Heb ik het besluitvormingsproces goed uitgelegd? Zijn mijn verwachtingen ten aanzien van het project helder voor alle stakeholders? Zijn de relevante informatie en data ook richting mij op een heldere en begrijpelijke manier overgebracht?

Projectleider

Moet een vertaalslag plaatsvinden in de communicatie tussen de opdrachtgever, het uitvoerende team en de belanghebbenden? Communiceren alle betrokkenen in dit project op een heldere en begrijpelijke manier over de beslissingen en acties die zij uitvoeren binnen hun rol? Wie controleert dat? Wordt de communicatie ook geëvalueerd?
Zijn er ingestelde interventies, audits, procedures of evaluatiemomenten in het proces zodat anderen ook kunnen interveniëren op het juiste moment?

Uitvoerend team

Hebben we in lekentaal uitgelegd wat de data laten zien en vooral ook wat niet? Is de inhoudelijke context duidelijk? Hebben we de vragen van de primaire belanghebbenden op een transparante manier behandeld?
Leg uit hoe ver de gebruikte data de werkelijkheid benaderen en beperken. Begrijpen de primaire belanghebbenden waarom en hoe de data beantwoorden aan het doel van het gebruik (bijvoorbeeld beeldvorming, besluitvorming, beïnvloeding, anderszins)?

Eindgebruiker

Begrijp ik welke data worden gebruikt en op welke manier de data worden verwerkt, geanalyseerd en geïnterpreteerd? Begrijp ik de keuzes die hierin zijn gemaakt? Is het proces voor mij helder en is voldoende aan mij uitgelegd wat de opdracht en het doel is? Weet ik hoe ik kan bijdragen of interveniëren in het proces? Heb ik voldoende informatie om zeggenschap uit te oefenen over de data en de datatoepassingen? Begrijp ik de informatie, data en processen genoeg om ook een toezichthoudende functie te kunnen uitoefenen?

Opdrachtgever

Bereikt de informatie (over de opdracht, de context van de opdracht, het proces etc.) daadwerkelijk alle primaire belanghebbenden? Hoe communiceer ik met de belanghebbenden? Welke kanalen, gebruik ik hiervoor? Zijn die ook toegankelijk en wenselijk voor de belanghebbenden? Hoe kan ik dit controleren en mogelijk verbeteren? Is voor mij helder waar ik de informatie moet delen en op welke manier?

Projectleider

Hoe zorg ik ervoor dat de nodige informatie toegankelijk, vindbaar en bereikbaar zijn voor de primaire belanghebbenden? Hoe controleer ik dit? Zijn we proactief in onze communicatie en het delen van informatie? Zo ja, wordt onze communicatiestrategie ook gemonitord en geëvalueerd?

Uitvoerend team

Is voor mij helder waar ik de informatie moet delen en op welke manier? Via welke communicatiekanalen? Bereikt de informatie (over het proces, de uitleg, de context, etc.) ook daadwerkelijk de primaire betrokkenen? Hoe controleer ik dit? Heb ik de informatie gedeeld op een voor ieder toegankelijke plaats(en)? Hoe controleer ik dit? Moet ik mijn processen en afwegingen met betrekking tot de communicatie ook verantwoorden?

Eindgebruiker